직장인으로 살아가다 보면 업무에 치여 관리가 어려울 때가 많이 있는데요. 일정 관리도 법칙이 있다는 거 알고 계셨나요? 우선순위를 고려해서 기일과 업무 수준에 따라 일정 관리를 해야만 놓치는 업무를 최소화 할 수 있습니다. 업무 능력을 인정받고 싶으시면 이 글에 1분만 투자하세요!
★알아두면 좋은 정보★
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1. 일정관리, 왜 할까?
일을 잘 하는 사람들은 기본적으로 약속을 잘 지킵니다. 업무 능력 및 수준이 높더라도 기한을 지키지 않으면 나 자신에게 안일해지고 상대방으로부터 신뢰를 잃을 수 있습니다. 그래서! 일정관리를 해야 합니다.
일정관리를 통해 얻을 수 있는 장점을 나열해 볼께요.
- 시간 낭비 없이 업무 처리
- 더 나은 작업 결과물로 만족도 제고
- 서두를 필요가 없어 스트레스 최소화
- 디테일한 고민으로 어려운 업무도 해결
- 단순 실수 최소화
- 업무 중요도에 따라 우선순위를 정리해 압박감 최소화
일정 관리를 해야 겠다는 생각이 드시나요? 그것만으로도 당신은 업무를 잘 해내고 인재로 거듭날 준비가 되어 있다고 보시면 됩니다. 그럼 어떻게 일정관리를 하면 좋을지 3법칙에 대해 알아볼께요.
2. 일정관리 3법칙
1. 확실한 시간 개념을 적용한다.
업무의 순서와 중요도, 그리고 업무의 양에 따라 시간 개념을 적용하는 방식은 달라지는데요. 확실하게 일정을 정하지 않았다면 업무에 차질이 생기고 지연될 확률이 높습니다. 특히 이런 용어로 적용하는 건 피하세요.
- 가급적 빨리
- 오전 안에 또는 오후 안에
- 내일까지
- 마감이 1주일 남았으니까 그 때까지
이런 식의 모호한 표현은 커뮤니케이션 과정에서 오류가 발생할 수 있는 여지가 너무 많습니다. 업무를 수행하는 입장에서는 자신의 일정에서 적당히 맞춰서 하는 경우가 되어버리기 떄문이죠.
그래서, 여러분들은 이렇게 해야 합니다.
- 오늘 오후 3시까지 보고서 초안 정리해서 전달해 줘.
- 내일 오전 10시까지 이메일 송부해 줘.
- 회의가 10시에 있으니, 9시까지 회의자료 준비해 줘.
- 미팅자료는 사전에 검토할 수 있도록 미팅 1시간 전에 전달해 줘.
업무를 지시하는 입장이라면 이렇게 날짜와 시간을 지정해 명확하게 지시해야 합니다. 반면, 업무를 수행하는 입장이라면 상사가 명확하게 제시하지 않을 경우 위와 같이 정확하게 안내를 받도록 요청해야 합니다.
2. 정해진 일정보다 지연된다면, 사전에 공유한다.
철두철미하게 일정을 정리해서 업무를 한다고 하더라도 업무의 양이 많아 모두 처낼 수 없을 경우도 있는데요. 이럴 경우에는 상관에게 미리 얘기해서 업무의 지연을 언급할 필요가 있습니다.
우선, 일정 조율이 가능한 업무인지를 상사와의 협의를 통해 파악합니다. 그렇지 않다면 다른 인원에게도 업무를 지시해 시간 내에 협업을 통해 완수할 수 있도록 조치를 취해야 합니다.
여기서 가장 주의할 점은 처음에 업무 일정을 짤 때 이미 업무가 많고 다 끝내지 못할 거라는 생각이 드는 사항은 업무를 시작하기 전부터 협의를 한다면 이러한 문제점은 충분히 해소될 수 있다고 생각합니다.
그래서 여러분들이 일정관리를 할 때 꼭 해야할 사항이 있습니다.
바로 ‘기한보다 빨리 끝내기‘ 입니다.
마감 기한에 딱 맞춰 계획했다고 생각해 봅시다. 회사에서는 항상 갑자기 생기는 다른 업무에 대응하는 경우가 많은데요. 이렇게 시간을 뺐기는 와중에 계획했던 업무의 마감기한이 임박해 올 수 있습니다. 이런 불안한 상황을 최소화하려면 정해진 기한보다는 좀 더 빨리 마감을 해 보겠다는 계획을 세울 줄 알아야 합니다.
일잘하는 사람이 되기 쉽지 않죠?
3. 기한보다 빨리 마쳤다면, 보고한다.
계획된 업무를 빨리 끝내셨다면, 이미 준비된 인재가 되었습니다. 왜 조금이라도 빨리 끝내는 것이 더 좋은지를 얘기해 볼께요.
- 자료를 만든 후 나의 검토시간 확보
- 자료 송부 후 상사의 피드백시간 확보
- 오기·오타, 피드백에 따른 자료 수정을 통해 완성도 확보
- 또 다른 업무시간 추가 확보
- 커피 한잔 할 여유 확보
시간을 확보한다는 것은 나의 업무 능률을 올릴 수 있는 방법에 대해 고민할 시간이 주어지고 상사와의 관계도 좋아지게 됩니다. 또한, 업무에 대한 지속적인 수정· 보완 과정 속에서 배우는 다양한 희노애락도 있습니다. 여러분을 더욱 성장하게 할 기회의 시간을 만든다고 생각하고 노력하길 바랍니다.
3. 업무 필수 앱 추천
직장인이라면 아주 유용하게 사용할 수 있는 앱을 추천합니다. 이 2가지만 있으면 업무가 아니더라도 보기가 쉽고 관리가 편해 자주 사용하게 될 겁니다.
첫째, ‘사이냅 뷰어’ 입니다.
사무실에서 근무할 때는 PC로 문서 파일을 열어보기가 쉽지만, 출장 또는 이동 중에는 모바일로 확인해야 할 때도 종종 발생합니다. 이 때, 손 쉽게 활용할만한 게 바로 ‘사이냅 뷰어‘입니다.
다양한 문서 포맷을 브라우저에서 다운로드 없이 안전하게 열람할 수 있는 사이냅 뷰어 앱인데요. 많은 기업에서 활용하고 있고 개인적으로도 잘 사용하고 있습니다. 안열리는 문서가 거의 없으니, 꼭 활용해 보세요.
둘째, ‘네이버 캘린더‘ 입니다.
우리가 가장 많이 검색포털 사이트로 등록해 사용하고 있는 네이버에서 제공하는 ‘네이버 캘린더’입니다. PC나 모바일로잘 활용할 수 있는 국민 캘린더 앱인데요. 일정 등록이 쉽고 색깔로 구분해 업무, 개인, 생일 등을 편하게 알 수 있게 표시할 수 있습니다. 구글 캘린더나 다른 캘린더 앱보다 활용성이 너무 좋습니다.
4. 마치며
이번에는 직장인의 일정관리 법칙에 대해서 알아보았는데요. 일정관리! 이제는 권장이 아니라 필수라고 봐도 과언이 아닙니다. 업무의 홍수 속에서 살아남으려면 꼭 실천해서 기업에서의 확실한 인재로 거듭나시길 바랍니다.